Как использовать Upservice для управления задачами и проектами в IT-компании

Задача — вести учет задач, временных затрат на их выполнение по каждому проекту/клиенту. Нужен контроль за сроками выполнения задач и загрузкой работников.

Опциональное требование — возможность хранить все файлы внутри системы, поскольку вся работа производится удаленно. И не тратить много времени на раздачу прав доступа к этим файлам.

Компания из 22 человек занимается разработкой ПО на аутсорсе. Все работники находятся на «удаленке» и в разных странах.

Учет задач

В компании используется SCRUM. Поэтому все задачи разделяются по спринтам. В конкретном случае — спринты по 2 недели.

Каждая создаваемая задача либо отправляется в работу в рамках активного спринта (если она суперсрочная и критична для заказчика в данный момент), либо попадает в бэклог проекта.

Для каждого клиента созданы соответствующие «Проекты».

PM (product manager) по результатам общения с клиентом назначает встречи команде для формирования списка задач на ближайший спринт.

После планирования спринта и согласования списка задач PM (product manager) ставит таски на конкретных работников.

В том случае, если исполнитель сорвал дедлайн и не закрыл задачу в срок, она отмечается красным цветом.

Вот так просто и понятно компания учитывает все выполняемые задачи и следит за их сроком выполнения.

Учет рабочего времени по каждому работнику

Время, затраченное на выполнение задачи, указывается в поле «Фактические трудозатраты». Их заполняет непосредственно сам работник, который занимался этой задачей.

При записи времени можно указать комментарий. Например, если нужно зафиксировать какую-то важную информацию.

История временных затрат на работу с задачами сохраняется во вкладке «Журнал трудозатрат».

В конце каждой недели PM делает отчет о времени, которое затрекали работники. Для этого используется одноименный инструмент «Отчеты».

Для получения информации о том, сколько времени потратил каждый на работу с задачами, выбираются нужные работники в окне «Сотрудник», указывается интересующая дата и по нажатию кнопки «Построить отчет» Upservice предоставляет агрегированную информацию. Т.е. информацию о том, сколько рабочих часов затрекал каждый работник в конкретный день.

Если нажать на кнопку «Скачать», то Upservice предложить скачать Excel-файл, в котором и содержится подробная информация.

В файле отчета можно увидеть детализацию, на выполнение каких именно задач работник потратил время. Часть информации скрыта, поскольку представляет коммерческую тайну.

Вот так с помощью Upservice ведется учет рабочего времени по каждому работнику.

Учет времени по проектам

Каждый спринт, т.е. раз в 2 недели, PM делает отчет затраченного времени на работу с конкретным проектом. Делается это так же с помощью инструмента «Отчеты».

Для формирования отчета не нужно выбирать всех работников поименно. Для этого нужно выбрать во вкладке «Проекты» интересующий проект и нажать на кнопку «Построить отчет». Upservice учтет только время в тех задачах, которые будут входить в выбранный проект.

Если есть необходимость — можно скачать подробный отчет в формате .xlsx по кнопке «Скачать».

Доступ к инструменту «Отчеты» имеют все работники компании.

ВАЖНО! Отчет трудозатрат по проекту может сформировать только его участник. Т.е. если работник состоит в проект «Банк», но его нет в проекте «Ритейл», то информацию из него он не получит.

Совместная работа с файлами

Эта задача была опциональной. Компания уже имела большое корпоративное файловое хранилище в офисе (отдельный сервер) с четкой структурой файлов и папок. Работало это много лет и никаких проблем не вызывало. До тех пор, пока все сидели вместе в одном офисе.

Глобально, было три проблемы:

• неизвестно, где хранится нужный файл, и кто является его владельцем;
• неизвестно, верно ли настроены права доступа к файлам, и кто вообще имеет к ним доступ;
• неизвестно, какие файлы удаляют работники.

Но при переходе на удаленный формат работы случился настоящий файловый хаос. Файлы с сервера перенесли на корпоративный Google Drive.

Как теперь найти файл? У кого запросить доступ к нему? Раньше все лежало в одном месте. Теперь не только на личных облачных хранилищах работников, но и на общем корпоративном диске. И огромное количество файлов при переносе просто потеряли.

В инструменте «Мой диск» уже заложена логика, которая защищает от подобных ситуаций.

Каждый файл в Upservice связан с каким-то объектом: задача, встреча, диалог и т.д. При импорте в систему нужно указать, к чему он относится.

В Upservice новый работник автоматически получает доступ ко всем файлам своего подразделения (отдела, управления и т.д.). Это означает, что вручную не нужно настраивать доступ к файлам.

Да, не для всех ручное предоставление доступа будет являться проблемой, можно и вручную его настроить для 10-20 файлов. Но если их пара сотен — это просто невозможно.

В Upservice все файлы доступны только «внутри» системы. Да, используется всем привычный Google Drive. Но «пошарить» ссылку конкурентам не выйдет.

А еще — «Мой диск» ничего не забывает. Вернее, удалить бесследно файл может только руководитель компании. Если кто-то удалит файл, то он попадет в «Корзину».

Результат внедрения Upservice

Компания получила понятный инструмент учета задач, смогла точно фиксировать затраченное на выполнение задач время.

Защитила свои рабочие файлы и одновременно с этим решила проблему настройки прав доступа к ним.

По словам руководителя компании, эффективность работы выросла на 15-20%.

P.S.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com