Обслуживание охранно-пожарной сигнализации

Пример настройки Upservice для приема заявок от частных и государственных компаний по обслуживанию охранно-пожарных систем (ОПС).

С каким запросом пришел клиент

Компания занимается обслуживанием уже установленных ОПС систем.

Необходимо наладить процесс приема заявок от клиентов, распределения заявок диспетчерами в течение дня по монтажникам, контроль исполнения заявок.

Также нужно наладить контроль регулярных регламентных работ.

Выездные сотрудники (монтажники) должны присылать фото- и видеоотчет о выполненной работе.

Как запрос клиента был решен с помощью Upservice

Шаг 1. Регистрация в системе

Переходим по ссылке и выполняем все шаги регистрации.

Шаг 2. Приглашение коллег

После завершения регистрации и входа в личный кабинет переходим в раздел «Команда» — высылаем приглашения коллегам на E-mail. Если такого у кого-то из сотрудников нет электронной почты, то придется ее завести. Подходит абсолютно любая, но мы рекомендуем, чтобы это была корпоративная почта, которая контролируется вашей компанией.

*Обратите внимание, что коллеги должны регистрироваться именно по ссылке, которую они получат на почту. Регистрация напрямую с сайта приведет к созданию еще одного кабинета компании.

**Рекомендуем отправлять приглашения только руководителям отделов, а они уже после регистрации в Upservice должны будут пригласить в систему своих непосредственных подчиненных. Так будет построена правильная оргструктура в системе, и вы быстрее приступите к работе.

Шаг 3. Внесение в систему объектов и договоров на обслуживание

Переходим в раздел «Справочники», создаем новый справочник, называем его, например, «Объекты клиента» и вносим туда все объекты, которые вы обслуживаете. Указываем их адрес, при необходимости, прикладываем документы (план здания, фотографии и пр.). Назначаем своего сотрудника, который будет отвечать за объект.

Шаг 4. Добавление в систему клиентов

Переходим в раздел «Контакты» и вносим туда контакты представителей компаний, которые вы обслуживаете, по одному. Указываем адрес каждого клиента.

После сохранения нового контакта добавляем к нему в связи — обслуживаемый объект (создавали их выше). Это необходимо, чтобы при обращениях клиента видеть, по какому именно объекту пришла заявка.

Шаг 5. Подключение каналов связи с клиентами: E-mail и Telegram

Подключение происходит в разделе «Контакты», на вкладке «Настройки каналов»:

Входящие сообщения и письма будут поступать в Upservice. Там ваши диспетчеры (в Upservice используется термин «Операторы») смогут их видеть и, при необходимости, отвечать клиентам, а вы — контролировать скорость и качество ответов.

Шаг 6. Прием заявок и назначение ответственных сотрудников

Прямо из окна переписки с клиентом в два клика можно поставить заявку на монтажника.

Шаг 7. Контроль качества и сроков исполнения заявок

Для контроля выполнения работ вы можете установить условие, что заявка может быть закрыта, только когда монтажник приложит фото или видео выполненных работ. Для этого в настройках заявки ваш диспетчер должен добавить дополнительное поле «Результат выполнения задачи» и выбрать опцию «Медиафайл».

Если необходимо, вы можете добавить в заявку контролера — специалиста из числа ваших сотрудников, который будет проверять качество выполненных работ, например, инженера или руководителя отдела.

Также обязательным условием каждой заявки является срок ее выполнения. Срок выполнения устанавливает ваш диспетчер, в момент создания заявки. Если заявка станет просроченной — система оповестит об этом монтажника и сотрудника, создавшего заявку.

*Рекомендация: используйте в Upservice «Шаблоны задач», чтобы создавать заявки быстрее и в стандартизированном виде. Шаблоны задач вы создаете и настраиваете сами, в зависимости от потребностей вашей компании. Также шаблонами можно делиться с коллегами (шарить к ним доступ).

Шаг 8. Личный кабинет для клиентов в Upservice

В Upservice вы можете предоставить своим клиентам бесплатный личный кабинет с неограниченным количеством подключаемых сотрудников. Для этого перейдите в контакт клиента и нажмите на ссылку «Пригласить зарегистрироваться».

После регистрации по приглашению, клиент сможет оставлять вам заявки внутри раздела «Воронки» перейдя на вкладку «Закупки» (не обращайте внимание на название, оно может немного сбивать с толку, но необходимую вам задачу функционал решает). В будущем мы планируем добавить возможность самостоятельно переименовывать эти разделы на привычную вам терминологию.

При поступлении новой заявки ваши сотрудники получат о ней уведомление. Также они смогут вести переписку с клиентом прямо внутри заявки и ставить задачи на ремонт или обслуживание конкретным монтажникам внутри компании.

Ваши клиенты смогут видеть статус заявок и понимать, какие сейчас производятся действия для решения существующего вопроса.

Шаг 9. Учет регулярных регламентных работ

Вы можете настроить в Upservice автоматическое создание заявок по расписанию. Это удобно использовать для регулярных регламентных работ.

Для этого перейдите в раздел «Задачи» → Добавить задачу → Задача и поставьте галочку напротив пункта «Повторять задачу». Настройте расписание создания.

Шаг 10. Мобильное приложение для выездных сотрудников

Чтобы монтажники, которые находятся целый день на выездах, смогли получать информацию о новых заявках, необходимо скачать мобильное приложение Upservice (Android и iOS).

Мобильное приложение позволит выездным сотрудникам не только узнавать о новых заявках, но и буквально нажатием пары кнопок сообщать о выполнении своей работы и демонстрировать вам ее качество. Система сама проследит: была ли задача выполнена вовремя или нет, а также проконтролирует, чтобы сотрудник не забыл приложить фотографию или видео.

Итоги

Налажены процессы приема заявок от клиентов и контроль их исполнения. Сократились сроки закрытия заявок, сотрудники стали меньше “забывать” важные детали, а качество работ повысилось благодаря дополнительному фото- и видеоконтролю.

P.S.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com