СRM на производстве окон ПВХ — как организовать бесперебойную работу и соблюдать сроки выполнения заказов

В этой статье расскажем об опыте внедрения Upservice на небольшом производстве ПВХ-окон в подмосковье.

В компании работает 22 человека:

• 1 бухгалтер;
• 3 менеджера по продажам и обслуживанию;
• 6 рабочих на производстве;
• 1 руководитель производства;
• 4 установщика (2 бригады);
• 3 замерщика;
• 1 инженер по гарантии и обслуживанию;
• 1 кадровик (выполняет функции юриста);
• 2 водителя.

Компания работает как с физическими, так и с юридическими лицами.

Почему принято решение об использовании CRM?

Краткий ответ — хаос в задачах и процессах. Иногда терялись заказы, терялись контакты клиентов. Срывались сроки выполнения заказов. Производство работало неритмично, балансируя между авральным режимом работы и простоем из-за отсутствия комплектующих.

Другими словами — классическая ситуация для растущего бизнеса. Работаем-работаем, а куда движемся — непонятно.

Какие задачи должен был решить Upservice?

Поскольку бизнес существует достаточно давно (примерно с 2010 года), то речь шла о наведении порядка в уже существующих процессах компании:

• мониторинг работы персонала с помощью постановки задач и контроля их выполнения;
• планирование ресурсов для производства и своевременный заказ комплектующих, чтобы избежать простоев;
• учет заказов;
• улучшение исполнительской дисциплины и повышение эффективности работы за счет внедрения стандартов работы;
• улучшение качества обслуживания клиентов;
• контроль качества выпускаемой продукции и работа с рекламациями.

Другими словами — обычные, «базовые хотелки» для бизнеса.

Подготовка к порядку

Прежде чем приступать к оптимизации процессов, нужно понять, с чем же имеем дело. Нужно построить структуру компании.

Это простое действие наглядно покажет, как устроена компания.

В Upservice отделы создаются автоматически, что упрощает внедрение.

Работает это по следующей логике: регистрация производится «сверху вниз». Т.е. сначала регистрируется директор, при регистрации он приглашает начальников отделов.

Начальники отделов приглашают подчиненных. В результате получается так что отделы создаются автоматически.

После регистрации работников в Upservice можно приступать к работе и постановке первых задач.

Инструмент «Задачи» — настраиваем совместную работу в компании

Для того, чтобы получить порядок в процессах компании нужно соблюдать одно очень простое и такое же важное правило.

Нужно оплатить счет — должна быть соответствующая задача «Оплата счета за фурнитуру до 15 марта».

Нужно закупить комплектующие — должна быть задача «Закупка комплектующих».

Руководитель производства заранее ставит задачу на закупку необходимого сырья и комплектующих.

Менеджеры заранее ставят задачи замерщикам. И в каждой задаче сохраняется полная информация о работах.

Ставятся задача на производство для изготовления продукции.

Такие же задачи ставит и получает бухгалтерия. Оплаты, счета, накладные — все под контролем и не теряется.

Все процессы компании отражены соответствующими последовательностями задач.

В результате — полный порядок в рабочем процессе. Персонал знает свои задачи на сегодня, на завтра и на следующую неделю. И не испытывает стресса из-за того что кто-то что-то забыл.

Контроль качества выпускаемой продукции и работа с рекламациями

Для общения с юридическими лицами к Upservice подключается рабочая почта. Или ваш личный почтовый ящик, с которым вы более 10 лет вместе. Менеджеры работают с ней прямо в интерфейсе системы.

На основании полученных писем от контрагентов менеджеры по продажам ставят задачи другим работникам. И делают это в пару кликов.

Для общения с физическими лицами подключен бот в Telegram. Пользователи отправляют сообщения, файлы и фотографии, используя привычный для них мессенджер, для них это удобно.

Менеджеры компании со своей стороны видят всю историю общения с данным клиентом, его заказы и задачи по этим заказам. И в случае возникновения претензий по качеству могут оперативно найти установщиков и действовать на опережение, не давая развития конфликту.

Таким образом налажена коммуникация с клиентами. Вернее, для них предоставлены удобные инструменты, с помощью которых они могут оперативно решить возникающие вопросы.

А что дальше?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какие задачи перед вами стоят. Возможности сервиса не ограничиваются функционалом ведения задач и общения с клиентами.

Мы рассказали о типовом применении Upservice на реальном производстве. В своей компании вы можете поступить точно так же.

Мы не говорим, что эта схема работы единственная, и все должны работать по ней. Upservice помогает навести порядок в процессах бизнеса, но как именно вы будете работать с этими процессами — это уже на ваше усмотрение.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com