Как используется Upservice для работы с заказами по уборке территорий

В этом материале расскажем о том, как сервис используется для сбора заказов и контроля выполненных работ.

С товариществами собственников (далее по тексту может встречаться сокращение ТС) заключены долгосрочные контракты, есть определенный список регулярно выполняемых работ (например, уборка или стрижка газонов), так и разовые заказы (уборка детской площадки, уборка территории после зимы).

Внедрением Upservice клиент хотел упростить и частично автоматизировать работу с заказами на уборку от ТС (напомним, это сокращение означает товарищество собственников).

Задача у него была одна:

• внедрение сервиса для ведения и учета заявок или заказов на уборку территории.

Клиент хотел чтобы заказчики сами в нужный момент могли сформировать заявку на уборку и отправить ему. И могли видеть прогресс её выполнения.

Опциональным требованием была возможность обмениваться электронными копиями документов.

И вот что из этого получилось.

Работа с заказами на уборку территории

Компания оказывает услуги по уборке территории для более чем 120 товариществ собственников. И они все зарегистрированы в Upservice. Каждый день от ТС (товарищества собственников) приходит два типа запросов:

• выполнение работ в рамках заключенных договоров на обслуживание;
• выполнение работ, не входящих в пакет ежемесячного обслуживания.

Реализация этих заказов в Upservice одинакова. Здесь и далее применяются следующие понятия:

• Исполнитель — компания, которая оказывает услуги по уборке территории;
• Заказчик — товарищество собственников (ТС), которое заказывает услуги по уборке территории.

ТС создают заказ на интересующие услуги и в качестве исполнителя указывают клининговую компанию.

Поскольку компания является исполнителем по заказам, то они создаются во вкладке «Продажи».

Для создания заказа нужно перейти в раздел «Воронки» и нажать на кнопку «Добавить заказ» в левом верхнем углу. В открывшейся форме нужно заполнить необходимые поля.

После сохранения заказа он получает статус «Лиды». Вот как это видит исполнитель.

Следующий этап — отправка условий заказа на согласование. Здесь уточняются условия выполнения работ, их стоимость и т.д.

Отправленный заказ на согласование заказчику исполнитель видит вот так.

Заказчик в разделе «Воронки» видит свой заказ со статусом «Переговоры» и предлагаемой ценой.

Он может его согласовать (если устраивают стоимость и условия) или отказать в согласовании.

Если условия заказа устраивают заказчика — он жмет кнопку «Согласовать». И с этого момента Исполнитель приступает к выполнению этого заказа.

В том случае, если цена слишком высока или нужно обсудить какие-то особые условия выполнения заказа на уборку, заказчик может написать исполнителю в чате прямо внутри заказа.

После согласования условий заказчиком статус заказа меняется на «В работе». Исполнитель прямо из карточки заказа может поставить задачу на дворников и рабочих, которые будут заняты на уборке территории.

Для постановки задачи из карточки заказа нужно нажать на «+» в блоке «Задачи по заказу». В открывшемся меню выбрать типа задачи «Задача», заполнить необходимые поля и нажать «Создать».

После выполнения заказа исполнитель нажимает кнопку «Заказ выполнен». Система предложит прикрепить акт выполненных работ. Его можно выбрать как из списка имеющихся документов, так и загрузить свой файл.

Заказчик получает уведомление о том что исполнитель закончил работы. Система Upsevice на данном этапе предлагает согласовать выполнение заказа. Или отказать, если есть какие-то претензии.

В случае возникновения каких-то разногласий, их можно обсудить в чате прямо внутри заказа.

Если Заказчик принимает работы, то он нажимает на кнопку «Согласовать».

Вот так устроена работа с заказами в Upservice.

Обмен документами

В рамках работы с заказом генерируется как минимум 2 документа:

• спецификация;
• акт выполненных работ.

Спецификация используется на подготовительном этапе работы с заказом и включает в себя перечень оказываемых услуг и их стоимость.

Акт — закрывающий документ, который подтверждает выполнение услуг и служит основанием для расчетов между Заказчиком и Исполнителем.

Оба этих документа хранятся в Upservice. Поэтому доступны Одновременно обеим сторонам заказа.

Какой результат ведения заказов с помощью Upservice?

Руководитель компании отмечает три главных преимущества ведения заказов в Upservice:

• удобство — Заказчик может создавать заказы в любое время и не зависит от режима Исполнителя;
• скорость — Исполнитель мгновенно получает новые заявки от Заказчика;
• открытость — Заказчик получил инструмент для общения с Исполнителем в режиме онлайн. Он может прикреплять фотографии и видео, тем самым оперативно сообщать о каких-либо проблемах с выполнением заказа.

По данным компании, получилось улучшить следующие показатели:

- время реагирования на заявку уменьшено в 6 раз до 1,5 часов;

- количество «забытых» заказов снизилось в разы и за последний год составляет менее 5%;

- выросла выручка компании за счет того что заказы перестали «теряться»;

- выросло качество предоставления услуг - жалоб стало в 2 раза меньше;

- выросла удовлетворенность работой Исполнителя.

Таким образом, результаты внедрения можно назвать крайне положительными.

P.S.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com