Как используется Upservice в компании, владеющей сетью вендинговых автоматов

Подробная информация о том, как с помощью Upservice компания следит за работой более чем 500 автоматов, как контролируется их наполнение и решаются вопросы покупателей.

Вендинг — довольно перспективная ниша несмотря на высокую конкуренцию. Этот бизнес заключается в установке автоматов по продаже товаров. Вот таких:

Автоматы полностью автономны и требуют минимального участия человека. Фактически им требуются инкассация и пополнение товаров при необходимости.

Что нужно для вендинговой компании?

К нам обратилась компания с очень интересным запросом:

• нам нужно вести учет всех автоматов (их более 500);
• знать статус автомата (в ремонте, на обслуживании, инкассация, не работает и т.д.);
• оперативно получать информацию от клиентов о статусе автомата (не работает, закончился товар, не дал сдачу и т.д.).

Для учета вендинговых автоматов используется инструмент «Справочники».

Для сбора обратной связи используется инструмент «Контакты».

Учет вендинговых автоматов

У компании более 500 собственных автоматов. Расположены они в 462 торговых центрах по всей стране.

Торговые центры сгруппированы по районам города. У каждого района есть свой менеджер, который отвечает за бесперебойную работу автоматов. В среднем, у каждого менеджера их около 30. Закрепление было отражено в обычном excel файле. Выглядело это вот так:

Мы предложили перенести все автоматы в Справочник. Каждый менеджер перенес свои автоматы в Upservice. И стало всё выглядеть вот так:

Ой, не так картинка. Вот правильная:

Каждая строка — это справочник, который содержит автоматы определенного района. Внутри справочника — записи, каждая из которых — конкретный вендинговый автомат.

Вендинговый автомат имеет инвентарный номер, адрес установки, ответственного менеджера, свой договор аренды.

Таким образом, в одном месте собрана исчерпывающая информация по вендинговому аппарату.

Отражение статуса вендинговых автоматов

Специфика бизнеса с вендинговыми автоматами заключается в том, что они почти полностью автономны и независимы. Участие человека сведено к минимуму. Тем не менее их нужно регулярно пополнять, обслуживать, ремонтировать. А иногда — перемещать.

Все эти события отражены в каждой записи с помощью меток.

Автоматы, которым требуется обслуживание — имеют метку «Обслужить».

Если автомат требуется пополнить товарами, то проставляется метка «Пополнить».

По такой же логике используются метки «Сломан», «На ремонте», «Инкассация» и другие.

Метки проставляет непосредственно тот менеджер, в чьем районе установлен аппарат.

Для того чтобы узнать, какие из автоматов нужно обслужить, используется фильтр по меткам. На скриншоте ниже — фильтр по метке «Обслужить».

Вот таким простым способом реализован учет более 500 вендинговых автоматов.

Сбор обратной связи

Но как же менеджер узнает о том, что где-то закончились товары или есть какая-то неисправность?

Эта задача решается с помощью инструмента «Контакты».

Для каждого района создан чат-бот в Telegram. На вендинговом аппарате размещена наклейка с QR-кодом, просканировав который откроется чат.

Для каждого района создан свой чат. Внутри Upservice это выглядит вот так:

Пользователи, увидев какую-то неисправность или отсутствие товара, сканируют QR-код и пишут прямо с телефона о том, что они увидели. Присылают фото или видео при необходимости.

В зависимости от ситуации, менеджер ставит задачу на пополнение, инкассацию или ремонт.

Почему о найденных проблемах пишут покупатели? Они за это получают бонусы в виде бесплатных напитков или товаров. Менеджер высылает QR-код, который нужно просканировать при оплате.

Вот такая удобная система мониторинга состояния вендинговых аппаратов, которая работает непосредственно при участии покупателей. Все в выигрыше!

Результат

Всего лишь с помощью двух инструментов, «Справочники» и «Контакты», компания наладила учет всего парка вендинговых автоматов, точно знает статус по каждому из них и общается со своими покупателями через мессенджер.

Руководитель компании жалеет лишь о том, что не использовал Upservice раньше.

P.S.

Если на каком-то шаге у вас возникли вопросы или трудности, напишите нам в telegram или на почту info@upservice.com